Banyak OPD Belum Serahkan Arsip Statis, Singkawang Siapkan Dashboard Web SMART Perangkat Daerah

Faktakalbar.id - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Singkawang merancang sistem dashboard berbasis web untuk mempercepat pencatatan dan inventarisasi arsip statis.

Inovasi sistem berbasis digital tersebut diluncurkan guna mengatasi kendala banyaknya organisasi perangkat daerah yang belum menyerahkan arsip statisnya.

Kondisi belum tertibnya penyerahan berkas tersebut terungkap saat peninjauan depo arsip oleh Wali Kota Tjhai Chui Mie, Kamis, 29 Oktober 2026.

Peninjauan lapangan tersebut turut dihadiri Sekretaris Daerah Dwi Yanti guna melihat langsung kondisi riil tempat penyimpanan berkas daerah.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Singkawang Abdul Hadi menjelaskan fungsi utama dari pengembangan platform digital kearsipan tersebut.

Abdul Hadi mengatakan, "Kunjungan ini memang sangat kami harapkan. Dengan melihat secara langsung kondisi depo arsip, Ibu Wali Kota dan Ibu Sekretaris Daerah dapat mengetahui bahwa saat ini masih banyak perangkat daerah yang belum menyerahkan arsip statisnya kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan selaku Lembaga Kearsipan Daerah."

Percepatan pengumpulan berkas dari setiap instansi menjadi agenda mendesak agar dokumen daerah dapat terhimpun secara terarah.

Kehadiran aplikasi kearsipan modern diproyeksikan dapat mempermudah pemantauan dan pengawasan berkas di masing-masing perangkat daerah.

Abdul Hadi mengutarakan, "Kita juga telah merancang dashboard berbasis web dengan fitur-fitur yang dirancang dalam rangka membantu perangkat daerah untuk mencatatkan arsip-arsip statisnya sehingga dapat dijadikan sarana untuk mempermudah LKD maupun kepala perangkat daerah mengontrol arsip di masing-masing perangkat daerah."

Penguatan tata kelola dokumen pemerintahan ini dijalankan melalui Strategi Penyelamatan Arsip Statis Perangkat Daerah atau SMART PERANGKAT DAERAH.

Strategi terpadu ini menekankan pentingnya integrasi data dan akuntabilitas sistem penyimpanan berkas di lingkungan pemerintahan.

Wali Kota Singkawang Tjhai Chui Mie meminta seluruh pimpinan instansi untuk meningkatkan kepedulian terhadap pengelolaan dokumen kerja.

Penataan arsip yang rapi dan terintegrasi diyakini dapat meningkatkan kualitas efisiensi tata kelola birokrasi pemerintahan daerah.

Dinas Kearsipan berharap arahan langsung pimpinan daerah menjadi momentum perubahan menuju tata kelola kearsipan yang lebih berkelanjutan.

Sistem kontrol digital ini diharapkan dapat mendorong transparansi serta mempermudah pencarian berkas penting saat dibutuhkan.

Pengembangan infrastruktur kearsipan digital terus dimaksimalkan demi mendukung terwujudnya sistem pemerintahan berbasis elektronik di Singkawang.